コラム

 公開日: 2018-02-03 

会議の参加率改善が職場を変えていく

組織の一体感や連帯感を図る指標となるものが、参加率です。
全体会議、ユニット会議、各種委員会等の公式な集まりと、
歓迎会、暑気払い、忘年会等の非公式な集まり。
例えば100名の職員がいて、何名が参加するのか?参加させることができるのか?
一般企業であれば、会議の全員参加など当たり前の話なのですが、
介護業界は24時間365日稼働や会議より現場重視ということもあるのか
全員参加することの方が珍しいという状況が多いのです。
みなさんの事業所はどうですか?

ひとたび、事業所からの参加要請があれば、
何も言わなくても、参加してくれる人、お願いしたら参加してくれる人、いつも参加しない人、
仕事かプライベートか、損か得か、義務か権利か、様々な価値観の中で、それぞれが選択しています。
参加しない理由は、10人いれば10通りあると思いますが、
もし、参加率が8割を割ってくるようなら、その組織は、全体として機能していない可能性があります。
8割を超えるためには、主催者に参加率を高めるための工夫が必要です。

まず、全体会議のように、
全員参加を目的とする集まりなら、最低2回は開催するべきです。
そもそも、全体会議や忘年会など、1回で集めるという考え方に無理があるのです。
主催者側の都合です。参加者数より会を行うことが目的になっているからでしょう。
参加する側の視点が欠けています。
現場で話を聞いてみると、殆どが1回開催です。
裏返せば、最初から全員集めようと思っていない、あきらめている、
つまり本気ではないということです!
本気でないから、内容もいつも通りでつまらない。
つまらないから、人が集まらない。
悪循環です…。

次に、主催者側は年間の開催予定を先に決めて全員に告知しておくことです。
そして、あらかじめ全員に予定を入れておいてもらうのです。
普通の人で、3ヶ月とか半年先の平日の予定が埋まっている方は、そんなにいないでしょう。
1年先の会議予約を入れることで、外堀を埋めておきます。
そうすれば、基本的には突発事項しか参加を断る理由がなくなります。
開催時間にも、配慮が必要です。全員が参加できるような時間帯を考えてみましょう。

そして、最も大事な点は、参加したことを評価に反映させるということです。
会に参加したのか、不参加だったのか、
これほど明確で、判断に困らない評価基準はありません。
会議への参加率は、評価項目にしっかり入れておくべきです。
みんなに合わせていくという「協調性」や組織人としての「責任感」
当然のように求められる資質ですが、最重視すべき評価項目ではないでしょうか?
やってもやらなくても、評価されないのなら、やらなくなるのが人間です。
当たり前のことを当たり前にやってくれる職員さんをしっかり評価して欲しいものです。

会議の開催一つとっても、一体感ある職場づくりの仕組みがいくつもあります。
そんな職場改善の実践的な仕組み作りを、2月22日の経営者セミナーで、
余すところなく、お伝えしていきます。
今の職場を何とかしたいとお考えのみなさん、是非ご参加ください。

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